Politique de conservation des documents contenant des Renseignements personnels

Version 1

Date d’entrée en vigueur : Septembre 2023

1. Objectifs et portée

La Sporthèque / Espace Hygie accorde une grande importance à la protection des Renseignements personnels.

À cet égard et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, La Sporthèque / Espace Hygie a élaboré la présente politique afin de confirmer par écrit :

• (i) les exigences applicables à la conservation de Documents contenant des Renseignements personnels;
• (ii) les types de Documents contenant des Renseignements personnels qui sont détenus par La Sporthèque / Espace Hygie;
• (iii) les niveaux de confidentialité des Documents;
• (iv) les types de supports de ces Documents pour y associer une méthode de conservation et une méthode de destruction appropriées; et
• (v) le calendrier de conservation des Documents respectant les exigences légales applicables.

La présente politique s’applique à tous les Documents détenus par La Sporthèque / Espace Hygie, peu importe leur support (papier, électronique ou autre), incluant :

• ceux dont La Sporthèque / Espace Hygie a la détention légale (soit ceux générés pour son compte et dans le cadre de ses activités), peu importe si La Sporthèque / Espace Hygie assume leur détention physique ou si celle-ci est assumée par un tiers (hébergeant ses Documents); et
• lorsqu’applicable, ceux qui appartiennent à des tiers (p. ex. : des clients) et dont La Sporthèque / Espace Hygie a la détention physique dans le cadre de l’exécution de contrats ou autrement.

Les supports ou formats électroniques incluent : les disques durs, les courriels, les messages vocaux, les disques, les cassettes, les sites web, l’intranet, l’extranet et les bases de données et les logiciels.

2. Définitions et interprétation

Dans cette politique, les termes suivants ont le sens qui leur est donné ci-après :

• La Sporthèque / Espace Hygie désigne La Sporthèque de Hull inc.
• Document réfère à tous les documents, registres et autres fichiers conservés en version papier, électronique ou sur un tout autre support ou format, et qui contiennent des Renseignements personnels.
• Renseignement personnel signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
• Responsable de la protection des renseignements personnels réfère à la personne ayant la responsabilité d’assurer le respect et la mise en œuvre des exigences légales applicables en matière de vie privée. Le Responsable de la protection des renseignements personnels est la personne ayant la plus haute autorité au sein de Centraide ou la personne à qui elle aura délégué ces fonctions par écrit.

À moins que le contexte ne le requière autrement, les variations grammaticales de tout terme défini ont une signification similaire, et le singulier inclut le pluriel, et le masculin inclut le féminin, et vice versa.

3. Responsabilités

Le Responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect et à la mise à jour de cette politique.

Chaque gestionnaire ou chef d’équipe veillera à implanter cette politique au sein de son équipe de travail respective, et soumettra toute question ou demande en lien avec la conservation des Documents (incluant leur destruction) au Responsable de la protection des renseignements personnels.

4. Principes de conservation

La Sporthèque / Espace Hygie est appelée à recueillir et à traiter divers Documents dans le cadre de ses activités. Ces Renseignements personnels sont colligés et traités et ces Documents sont créés/reçus et traités à des fins sérieuses, légitimes et prédéterminées (sujet aux exceptions légales applicables, le cas échéant).

Durant cette période, les Documents seront conservés de façon sécuritaire et leur accès sera limité aux employés et aux sous-traitants ou aux conseillers de La Sporthèque / Espace Hygie qui ont besoin d’accéder à ces Documents dans le cadre de leur emploi ou de leur mandat.

Afin de se conformer à ce qui précède, La Sporthèque / Espace Hygie a élaboré des calendriers de conservation des Documents, lesquels sont joints à l’Annexe 1 de la présente. Ces calendriers indiquent la période de conservation jugée appropriée par Centraide pour ces différents types de Documents (et de Renseignements personnels qui y sont contenus). Ainsi, tels Documents seront conservés pour la durée indiquée à l’Annexe 1, à moins d’instructions à l’effet contraire transmises par écrit advenant que certains Documents (ou les Renseignements personnels qu’ils contiennent) doivent être conservés pour une période de temps additionnelle, tel que prévu aux lois applicables.

5. Principes de destruction

Lorsque les fins pour lesquelles ces Documents (ou les Renseignements personnels qui y sont contenus) sont accomplies, tels Documents seront détruits (ou anonymisés afin que les renseignements puissent être utilisés à des fins sérieuses et légitimes), à moins que la loi n’impose un délai de conservation spécifique à l’égard de tel Renseignement personnel ou Document.

Une fois par année, pendant le mois de juin, le Responsable de la protection des renseignements personnels, de concert avec les gestionnaires et chefs d’équipe applicables, verra à ce que les Documents ayant atteint la durée de conservation prescrite à l’Annexe 1 au cours de l’année civile précédente soient, selon le support des Documents, déchiquetés, effacés ou autrement détruits de façon sécuritaire.

6. Contacts

Pour toute question concernant cette politique, contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Amélie Laurin, Directrice administration et marketing

amelie.laurin@sportheque.com

(819) 777-5656 poste 248

7. Diffusion et mise à jour de la politique

Cette politique sera disponible à tout employé sur l’intranet de La Sporthèque / Espace Hygie. De plus, cette politique sera portée à l’attention de tout employé impliqué dans la gestion documentaire, le tout lors de son embauche ou à tout autre moment jugé approprié.

La Sporthèque / Espace Hygie se réserve le droit de mettre à jour ou autrement de modifier cette politique de temps à autre. Tout changement substantiel sera porté à l’attention des employés pertinents par tout moyen jugé acceptable par le Responsable de la protection des renseignements personnels. Par la suite, la politique ainsi mise à jour sera rendue disponible et facilement accessible sur l’intranet La Sporthèque / Espace Hygie. Une nouvelle version de cette politique sera aussi publiée chaque fois qu’une modification mineure y sera apportée. Il est possible de savoir si cette politique a changé en regardant la date d’entrée en vigueur indiquée à sa première page. La Sporthèque / Espace Hygie recommande que cette politique soit révisée périodiquement pour que tout employé concerné demeure au fait des pratiques actuelles de Centraide en matière de conservation et de destruction de Documents et s’y conforme en tout temps.

Annexe 1

Calendrier de conservation des Documents contenant des Renseignements personnels

1. Employés

2. Clients

3. Autres