Politique de confidentialité et de sécurité de l’information

La Sporthèque de Hull inc. (« Sportheque ») respecte et protège votre vie privée. Les informations que vous nous communiquez sont conservées avec soin, en sécurité et ne sont pas vendues ou divulguées à des tiers, sauf conformément à la présente politique. En utilisant nos Applications numériques (tel que défini plus bas) vous consentez à l’utilisation et au traitement de vos Données (tel que défini plus bas) conformément à cette politique.

1 Objectif de la Politique

Cette politique de confidentialité (« Politique ») définit la manière dont Sportheque collecte, conserve, utilise, protège et transfère les Renseignements personnels et les Renseignements confidentiels. Cette Politique traite également des informations concernant notre utilisation des témoins et technologies de suivi similaires.

2 Orientations de la Politique

Sportheque s’assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir le respect de la confidentialité des Renseignements personnels et des Renseignements confidentiels transmis et leur sécurité, notamment en limitant l’accès aux Données aux personnes autorisées et qui en ont besoin seulement, à l’aide d’un ensemble de mesures humaines, organisationnelles et technologiques.

L’organisation reconnaît le caractère confidentiel des Données et s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour en protéger la confidentialité.

3 Définitions

3.1 Renseignements personnels

Il s’agit des renseignements qui concernent et permettent d’identifier un individu, directement ou indirectement. Ces renseignements peuvent inclure, sans s’y limiter, son nom, son adresse postale, son adresse électronique, ses informations bancaires et son numéro de téléphone.

3.2 Renseignements confidentiels

Il s’agit de renseignements portant sur une personne autre qu’une personne physique (par exemple, une entreprise ou un organisme) et dont son propriétaire, son auteur ou une personne raisonnable placée dans les mêmes circonstances estimerait confidentiels. Ces renseignements peuvent inclure, sans s’y limiter, les informations de nature financière, commerciale ou stratégique, par exemple les états financiers et projections financières, ainsi que la planification stratégique.

3.3 Client

Il s’agit d’une personne qui utilise un service à la Sporthèque ou à Espace Hygie.

3.4 Données

Il s’agit collectivement des Renseignements personnels et des Renseignements confidentiels.

4 Collecte et utilisation des renseignements

La collecte de Données s’effectue de plusieurs façons, notamment lorsqu’un Utilisateur utilise le site web de la Sporthèque ou d’Espace Hygie, communique avec les deux centres par téléphone, par la poste ou lors de la transmission de formulaires papier. La Sporthèque ne recueille que les Renseignements personnels qui sont nécessaires afin de vous fournir leurs différents services et de vous permettre d’interagir avec eux. Dans la mesure du possible, les champs obligatoires et les champs facultatifs sont indiqués.

Selon les activités, la Sporthèque peut collecter et conserver les Données ci-après.

4.1 Collecte de Renseignements personnels ou confidentiels lors d’un achat

Lorsque vous vous inscrivez à une activité à la Sporthèque / Espace Hygie, achetez un abonnement ou achetez un produit ou service vendus par l’entreprise, la Sporthèque peut recueillir les Renseignements personnels suivants à votre sujet :

• Prénom et nom
• Adresse postale
• Adresses électroniques
• Numéros de téléphone
• Année de naissance
• Nom de l’employeur
• Numéro d’assurance maladie
• Numéro d’assurance sociale (Utilisateur des camps de jour uniquement)
• Condition de santé spécifique
• Conjoint(e)
• Enfants
• Genre

Lors d’un prélèvement par débit préautorisé pour un abonnement, un achat d’entraînement personnel ou tout autre achat répétitif nécessitant un prélèvement régulier, un specimen chèque est nécessaire et les informations de compte bancaire sont conservés.

Lors d’un prélèvement par carte de crédit pour un abonnement, un achat d’entraînement personnel ou tout autre achat répétitif nécessitant un prélèvement régulier les renseignements tel que numéro de carte de crédit, date d’Expiration et CVC sont demandés. La Sporthèque n’a pas accès aux numéros de carte de crédit et ne les conserve pas sur ses serveurs. Seul les 3 dernier numéros sont visibles dans notre système ainsi que la date d’expiration. Le paiement est géré par des fournisseurs tiers reconnus. Vous pouvez consulter la section 4.5 de cette Politique pour plus de précisions sur la protection de vos Données traitées par des tiers.

4.2 Collecte de préférences de communications, d’intérêts et de données reliées

Avec le consentement de l’Utilisateur, certains autres Renseignements personnels sont collectés et conservés, comme les intérêts et préférences de communication. Également, des renseignements concernant la source des Données (ex. : participation à une activité) peuvent être collectés et conservés à des fins d’analyse.

4.3 Collecte de renseignements techniques

Certains renseignements techniques sont recueillis lors de l’utilisation de nos sites webs. Ces renseignements sont, notamment : l’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, l’adresse IP, la géolocalisation, le comportement de navigation (pages vues, interactions, etc.), les liens cliqués, la provenance (nom de domaine à partir duquel a été établi le lien avec le site web), les données des formulaires et les téléchargements, la durée des visites et d’autres données ; le tout à l’aide de fichiers témoins (« cookies ») ou de technologies similaires (les balises Web, pixels invisibles, identifiants d’équipement mobile, et URL de suivi, par exemple). Des tiers peuvent également recueillir ces données pour nous. Ces informations nous permettent de mesurer et d’améliorer nos sites web.

Les communications numériques transmises par la Sporthèque (courriels, infolettres, etc.) peuvent contenir des balises Web, des pixels invisibles et des URL qui permettent de suivre les interactions pour des fins de mesures et d’amélioration.

4.3.1 Témoins

Les témoins permettent la conservation de certains renseignements à propos de l’utilisation de nos sites web et de l’interface d’inscription et d’achat en ligne. Ces témoins, en mémorisant les intérêts et préférences de l’internaute, par exemple, permettent à la Sporthèque d’améliorer les sites web et l’expérience client. D’autres témoins sont utilisés pour évaluer la performance de nos sites web, pour améliorer et enrichir leurs contenus, pour évaluer la performance de nos publicités, pour surveiller et analyser les activités de l’Utilisateur afin de mieux comprendre ses intérêts et besoins afin de lui offrir une expérience plus personnalisée.

Les témoins sont également requis pour des raisons de sécurité ou de contraintes techniques afin de permettre le fonctionnement adéquat des sites web. Ils ne peuvent pas être utilisés pour extraire des Renseignements personnels.

Les navigateurs modernes permettent d’effacer ou de bloquer les témoins. L’Utilisateur qui refuse les témoins pourra accéder aux sites web, mais il est possible que certains services ne soient pas fonctionnels.

4.3.2 Remarketing

Afin de reprendre contact avec les Utilisateurs qui ont déjà visité ou eu une interaction avec les sites web de la Sporthèque et Espace Hygie, une stratégie de « remarketing », offerte par des tiers, peut être utilisée. Cette stratégie permet de cibler les Utilisateurs avec une nouvelle publicité qui correspond à leurs actions antérieures. Cette stratégie est notamment possible en raison d’un témoin placé dans le navigateur de l’Utilisateur ou à l’aide de pixels invisibles.

4.3.3 Technologies de profilage et d’identification

La Sporthèque peut utiliser des technologies permettant l’identification et le profilage des Utilisateurs, notamment aux fins de « remarketing » et de suivi des interactions avec les Applications numériques décrites plus haut. Toutefois, ces technologies ne sont pas activées par défaut, et nous vous indiquerons comment procéder pour les activer.

4.4 Utilisation des renseignements

Les renseignements sont utilisés pour les fins suivantes :

• Permettre à l’Utilisateur d’acheter un abonnement, de s’inscrire, de réserver, de participer, de confirmer son inscription à des événements, des programmes, des services, des activités ou à des communications offertes par la Sporthèque et Espace Hygie ;
• Remettre des reçus fiscaux ;
• Vérifier l’identité de l’Utilisateur ;
• Communiquer avec l’Utilisateur, incluant pour des fins de sollicitation de don et de marketing ;
• Personnaliser les services et l’expérience client ;
• Comprendre les besoins et les préférences des Utilisateurs ;
• Permettre à la Sporthèque de se conformer avec ses exigences légales, réglementaires, ou autres exigences d’assurance, de vérification et de sécurité ;
• Empêcher, détecter et, éventuellement, faire enquête sur les fraudes et les atteintes à la sécurité, sur des activités qui peuvent se révéler interdites ou illégales ; et
• Évaluer, élaborer des statistiques, comprendre les besoins et préférences des Utilisateurs pour améliorer les services offerts ainsi que les fonctionnalités des applications numériques et des communications de la Sporthèque.

Vos Renseignements personnels peuvent également être utilisés à d’autres fins par la Sporthèque suivant l’obtention de votre consentement, ou tel que permis par la loi.

4.5 Divulgation à des tiers

La Sporthèque partage des Renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers (tels que les processeurs de carte de crédit, partenaires d’hébergement, compagnies de marketing et autres fournisseurs de services technologiques) dans la mesure où ils en ont besoin pour fournir le matériel, les logiciels, la mise en réseau, le stockage et les autres services nécessaires pour exploiter le service et maintenir une expérience utilisateur de haute qualité. Outre les utilisations susmentionnées, la Sporthèque ne vend ni ne partage les renseignements collectés à des tiers.

Dans toutes les situations où la Sporthèque divulgue des renseignements personnels à des tiers, fournisseurs de services ou autres, la Sporthèque exige au destinataire de protéger et d'utiliser uniquement les renseignements personnels conformément à la présente Politique. Sans limiter la généralité de ce qui précède, la Sporthèque imposera à ces tiers des obligations contractuelles pour que vos Renseignements personnels bénéficient du même niveau de protection que celui de cette Politique. La Sporthèque n'autorise pas ses fournisseurs de services à utiliser les Renseignements personnels à des fins de marketing autrement que si requis par la Sporthèque.

Comme mentionné dans la section 4.3, des outils d’analyse tiers sont utilisés pour mesurer le trafic, les tendances d’utilisation des applications numériques et pour des fins marketing. Ces outils collectent les informations envoyées par le navigateur de l’utilisateur lors de l’utilisation des applications numériques de la Sporthèque.

4.5.1 Liste des fournisseurs tiers utilisés

5 Mesures de sécurité et transfert de vos renseignements

Nous mettons en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données contre la destruction, la perte, la modification ou la détérioration accidentelle ou illicite, incluant la mise en place de pare-feu et de technologies de cryptage. Toutes les informations personnelles ou confidentielles que nous collectons seront stockées sur nos serveurs sécurisés ou sur des serveurs sécurisés de fournisseurs tiers. Les Données recueillies, tant numériquement que physiquement (sur un formulaire papier, par exemple), sont conservées dans des environnements sécurisés. L’authentification multifacteur est activée, lorsque offerte, dans les différentes Applications numériques.

Toutes les transactions électroniques conclues via nos Applications numériques sont protégées par la technologie de cryptage SSL.

Si nous devons transférer vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous le ferons conformément aux lois applicables, et veillerons à ce que nos fournisseurs de services à l’extérieur du Québec fassent de même. Nous mettrons également en place des clauses contractuelles afin d’assurer la protection des renseignements personnels. En utilisant nos Applications numériques, vous consentez à un tel transfert de vos Renseignements personnels, le cas échéant.

5.1 Employés

Les employés doivent périodiquement consulter des capsules de formation en cybersécurité. De plus, des campagnes de simulation à l’hameçonnage sont réalisées de façon continue. La Sporthèque prend des mesures raisonnables afin que seuls ses employés qui ont réellement besoin d’accéder à vos Données puissent le faire.

Les employés de la Sporthèque, les bénévoles, les collaborateurs et les mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des Données et de respecter la politique interne d’utilisation des technologies de l’information.

Des mesures de sécurité et de gestion des accès sont déployées afin que seules les personnes devant avoir accès aux renseignements dans le cadre de leur fonction puissent le faire. Une surveillance régulière de la gestion des accès est effectuée.

6 Droit de rectification, de retrait et de description

Conformément à la loi, l’Utilisateur peut demander que ses Renseignements personnels soient corrigés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés, à moins d’obligations légales, ou encore en obtenir une copie. Il peut également retirer son consentement à la collecte et l’utilisation de ses Renseignements personnels. Si c’est votre cas, la Sporthèque vous informera de l’impact que peut avoir votre décision sur votre utilisation des Applications numériques. Avant de donner suite à votre demande, la Sporthèque peut également vous demander des informations pour vous identifier.

La Sporthèque conserve les Renseignements personnels recueillis durant la période raisonnablement nécessaire pour accomplir ce pour quoi ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences légales. Une fois cette période de temps terminée, ils sont par la suite détruits conformément aux exigences légales.

Dans le cas des communications de marketing ou promotionnelles sous forme électronique, l’utilisateur peut se désabonner en utilisant le lien de désabonnement présent dans les communications ou en communiquant avec la Sporthèque.

7 Responsabilité de l’Utilisateur

L’Utilisateur doit s’assurer que l’équipement avec lequel il reçoit ou transmet des Données de/à la Sporthèque est sécuritaire. La Sporthèque ne peut pas être tenu responsable d’accès non volontaires à des Données découlant d’une vulnérabilité ou d’une négligence sur l’équipement de l’Utilisateur.

L’Utilisateur a un rôle à jouer dans la protection de ses Données. L’Utilisateur est responsable de protéger son nom d’utilisateur et son mot de passe, s’il y a lieu. Ces informations peuvent être utilisées pour accéder, par exemple, à la Sporthèque. Si l’Utilisateur croit que son mot de passe a été compromis, il est de sa responsabilité de le modifier et d’aviser La Sporthèque dès que possible.

8 Liens externes

Les Applications numériques de la Sporthèque peuvent proposer des liens vers d’autres sites et d’autres contenus. La Sporthèque n’est pas responsable de leur contenu et ne pourrait être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites.

9 Révision

La présente Politique est révisée de temps à autre et déposée à l’équipe de direction . En continuant à fournir vos Données et à utiliser les Applications numériques de la Sporthèque après une modification de la Politique, vous êtes d’accord avec ceux-ci.

10 Application de la politique

La personne responsable des technologies de l’information de la Sporthèque, en collaboration avec le directeur général de la Sporthèque, est chargé de l'application de la présente Politique et les propriétaires lui délègue l'autorité d'entreprendre toute action pour en assurer le respect. Il peut se faire assister de tout membre du personnel de la Sporthèque en lui accordant les mandats pertinents.

11 Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant l’application de cette Politique et le traitement de vos Données, voici les coordonnées de la personne responsable des renseignements personnels :

Amélie Laurin
(819) 777-5656 poste 248
Courriel : amelie.laurin@sportheque.com

12 Pour plus d’informations

Communiquer avec la Sporthèque pour plus de détails.

La Sporthèque
72 rue Jean-Proux
Gatineau (Québec) J8Z 1W1

Espace Hygie
425 boul. St-Joseph
Gatineau (Québec) J8Y 3E9

Téléphone : (819) 777-5656
Courriel : info@sportheque.com